<aside> 👉 Le temps est précieux, le vôtre, comme celui de vos collègues, client·es, interlocuteur·ices. Et que ce soit pour échanger, débattre, apprendre, la réunion peut être clé. Petit guide pratique pour les organiser avec brio.
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<aside> 🔗 Vous pouvez retrouver une version de cette fiche, en ligne sur notre site Internet.
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Traumatisé·es par la réunionnite mais toujours ravi·es de se voir et de discuter ensemble, chez Médianes, nous organisons des temps d’échange en visioconférence et/ou en présentiel de façon hebdomadaire, et nous gardons des temps sans réunion, des plages de travail vides, comme une île déserte.
Pourquoi ce sujet est clé ? Tout simplement parce que cela permet de garder du temps pour travailler et se concentrer sur des projets en cours, sans réunion, mais également pour garder des temps pour échanger entre nous, et pour gérer les urgences.
L'équipe de Médianes, en octobre 2023, c'est 12 personnes, média et studio réunis. 12 personnes, dans cinq villes différentes et parfois sur deux fuseaux horaires. L'enjeu de planifier du temps ensemble, en présentiel ou à distance est donc clé.
Nous testons beaucoup de choses quand il s’agit de protéger le temps de travail de chacune et chacun, mais nous sommes les premier·es à faire des erreurs et à ne pas respecter toujours à la lettre ces principes. Une idée pour améliorer les choses ? Faire différemment ? Faites-nous-en part !
Alors avant d’organiser une réunion, demandez-vous toujours si la réunion que vous envisagez est nécessaire. Souvent, l’écrit est la meilleure des solutions. L’écrit permet d’avoir une vision claire sur les questions, les points à trancher.
Faites toujours le point à l’écrit pour évaluer ce sur quoi vous aurez besoin d’échanger. Votre interlocuteur·ice sera d’autant plus enclin à réaliser cette réunion avec vous.
⟶ Chez Médianes, chaque usage a son outil. Pour éviter certaines réunions, nous échangeons à l'écrit ou par note vocale via notre outil de travail quotidien (Slack), nous écrivons des mails ou échangeons de commentaires via votre client mail (Spark).
Vraiment ? La plupart du temps, nous avons tendance à inviter plus de personnes que nécessaire dans une réunion. Des personnes qui auraient pu se contenter d’un compte-rendu de la réunion par exemple. Invitez les personnes qui ont besoin d’être là et précisez-leur pourquoi.
Invitez les personnes nécessaires et gardez une trace de vos échanges. Avant d’inviter toute la planète, demandez-vous qui est vraiment nécessaire à la réalisation de la réunion, ou qui n’aurait besoin que d'une partie des informations : ainsi, une personne peut être sollicitée seulement au début de la réunion, quand les informations nécessitent l’ensemble de l’équipe projet.
Vous avez raté ou allez rater une réunion ? Vous souhaiteriez savoir ce qu’il s’est dit au dernier point ? Demandez à ce qu'elle soit enregistrée en vidéo et que l'on vous transmette le compte-rendu.
⟶ Chez Médianes, l’ensemble des comptes-rendus de réunions est accessible aux équipes concernées, de façon quotidienne et automatique (Notion), en respectant la confidentialité des projets et la séparation entre nos activités de studio et de média selon une logique d'espaces séparés. Et nos réunions sont enregistrées en vidéo via un outil dédié (tl;dv).