<aside> 💡 Que ce soit à Toulouse, Paris, Marseille, Biarritz, Florence ou Dinan, plutôt du matin ou de l'après-midi, tantôt au bureau ou toujours sur le pont, l'équipe de Médianes travaille à horaires et géographies variables. Pour faciliter nos échanges, solliciter chacun·e au bon moment et travailler dans de bonnes conditions, quelques outils de communication et règles d'usage à connaître.
Cette fiche pose un cadre partagé pour notre fonctionnement collectif. Elle vise à rendre notre coopération plus lisible, plus fluide et plus soutenable au quotidien. Travailler ensemble ne va pas de soi. La coopération ne repose pas uniquement sur la bonne volonté : elle demande des repères communs, des usages explicites, une circulation claire de l’information et une attention aux autres. Sans cela, les malentendus s’accumulent, les angles morts se multiplient et la charge se répartit mal.
Ce cadre vise aussi à éviter que la qualité du travail collectif repose sur le surinvestissement individuel. Lorsque les rôles, les attentes ou les priorités restent implicites, les tensions se personnalisent et le collectif devient plus fragile. À l’inverse, une coopération claire permet de mieux décider, de mieux arbitrer et de rendre le travail plus soutenable.
La coopération ne relève pas seulement d’une bonne circulation de l’information : elle engage aussi une responsabilité relationnelle. La coopération repose sur une confiance accordée par défaut. Mais cette confiance a besoin d’un cadre lisible pour être réelle : des rôles identifiés, des informations accessibles, des espaces pour poser des questions et des arbitrages explicites.
Ce document clarifie donc quelques principes de base, puis rappelle les usages attendus de nos principaux outils.
📚 Ressources liées ‣ Note — Rigueur, perfectionnisme et réalité du cadre : trouver le bon niveau d’exigence ‣ ‣ ‣
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Chacun·e des horaires différents, une charge de travail parfois importante, mais surtout une vie personnelle et une sensibilité différente. Veillez toujours à demander si votre pair va bien ! Un petit emoji, un bonjour, ça fait toujours plaisir.
Vous avez eu une journée difficile ? Une nuit courte ? Parlez-en avec vos pairs ! Sans forcément partager les détails de votre vie personnelle, il ou elle préférera le savoir et cela facilitera vos échanges.
Nous ne travaillons pas chacun·e dans notre coin. Pour qu’une équipe fonctionne, chacun·e doit pouvoir comprendre ce sur quoi les autres travaillent, ce qui avance et ce qui bloque.
Cela suppose de rendre visibles, autant que possible, ses disponibilités, ses priorités, ses avancées et ses points de blocage. Une information importante qui reste implicite, non transmise ou détenue par une seule personne fragilise l’ensemble de l’équipe. Cette visibilité n’a pas pour but de tout exposer en permanence. Elle sert à rendre accessibles les informations nécessaires à l’action, à l’anticipation et à la prise de décision.
Répondre ne relève pas d’une simple politesse. C’est une condition concrète de coopération. Sans retour, même bref, l’incertitude augmente, les arbitrages ralentissent et la charge se déplace sur les autres.
Quand une réponse complète n’est pas possible, il est important d’accuser réception et d’indiquer à quel moment un retour pourra être fait. Le silence désorganise. Même une réponse courte permet d’avancer.
Être sous l’eau n’est pas une raison pour disparaître du radar ; c’est au contraire un signal à rendre visible.
Dans le travail collectif, il est normal qu’une demande ne puisse pas toujours être acceptée telle quelle. En revanche, il n’est pas souhaitable de fermer un sujet par un “non” sec, sans explication ni suite possible.
Quand une demande pose problème, il est important de nommer la contrainte, d’expliquer ce qui bloque et, dans la mesure du possible, de proposer une alternative, un autre calendrier, un autre format ou un autre interlocuteur. Coopérer, c’est aussi aider à reformuler un chemin quand la première option n’est pas la bonne.
Une priorité qui n’est pas partagée n’aide pas à coordonner le travail. Chacun·e peut avoir le sentiment qu’un sujet est urgent, central ou sensible ; encore faut-il que cela soit dit, compris et, si besoin, arbitré.
Il est donc important de rendre visibles ses priorités, de signaler tôt les retards ou les blocages, et de partager les points de vigilance qui peuvent affecter d’autres personnes. Les priorités individuelles doivent pouvoir s’ajuster aux priorités du cercle.
Lorsque plusieurs priorités entrent en conflit, l’arbitrage relève du ou de la leader de cercle. En cas de conflit entre plusieurs cercles, c’est au cercle général de trancher.
Ce qui n’est pas explicité finit souvent par être interprété, avec des effets inégaux selon les personnes, et souvent au détriment de celles et ceux qui portent déjà beaucoup. Expliciter les priorités permet d’éviter que la charge ou l’urgence ne reposent durablement sur les mêmes.
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À Médianes, une information utile au travail n’a pas vocation à rester enfermée dans une relation bilatérale si elle concerne aussi d’autres personnes. Notre objectif est de rendre les informations importantes accessibles, traçables et réutilisables.
Cela suppose de privilégier les espaces collectifs lorsque c’est pertinent, de limiter les échanges invisibles qui privatisent l’information, et de documenter ce qui a été produit, décidé ou appris. Une information qui circule mal finit souvent par devoir être redemandée, réexpliquée ou reconstruite plus tard. L’information n’appartient pas à une personne ! Elle participe d’une mémoire collective.
Un message flou crée souvent plus de travail qu’un message imparfait mais clair. Nous cherchons donc d’abord la compréhension. Cela implique de structurer ses messages, de formuler explicitement ce que l’on attend, et de contextualiser les informations importantes. Être clair·e, c’est aussi prendre soin du temps des autres.
Cela suppose de distinguer rigueur et perfectionnisme. Être rigoureux·se, ce n’est pas chercher à tout optimiser en permanence, mais définir ce qui est essentiel dans un contexte donné, avec les délais, les moyens et les contraintes réels. Un travail suffisamment bon, réalisé dans de bonnes conditions, est souvent plus utile qu’un résultat excellent obtenu au prix d’une surcharge.
Cela suppose aussi de ne pas présumer que tout le monde partage les mêmes références, les mêmes définitions ou le même niveau d’information. Mieux vaut expliciter légèrement davantage que laisser une partie du collectif suivre de loin sans oser demander.
Chercher la clarté, c’est enfin pouvoir situer son niveau de certitude : ce que l’on sait, ce que l’on ne sait pas encore, ce que l’on doit vérifier, et ce qui relève encore d’un arbitrage. Cette humilité rend le travail plus fiable.
La coopération ne repose pas sur la seule bonne volonté. Elle suppose aussi de savoir qui fait quoi, où se situent les responsabilités, ce qui relève d’une décision autonome, ce qui doit être partagé, et ce qui nécessite un arbitrage.
Cette clarté va de pair avec la capacité à rendre compte : de ses décisions, de l’avancement du travail et des difficultés rencontrées. Il ne s’agit pas de surveillance, mais d’une condition de la confiance et d’une manière d’éviter que les blocages, les doutes ou les écarts restent invisibles trop longtemps.
La coopération fonctionne mieux quand les difficultés sont signalées tôt, et non une fois qu’elles ont déjà produit leurs effets. Prévenir, alerter, préparer un échange, rendre visible un retard ou un risque de blocage permet souvent d’éviter une désorganisation plus large.
Nous cherchons donc à anticiper plutôt qu’à rattraper. Cela ne signifie pas tout prévoir parfaitement, mais créer suffisamment de visibilité pour que l’équipe puisse s’ajuster. Cela implique aussi de tenir compte du contexte dans lequel une information ou une demande arrive : niveau de charge visible, disponibilité des personnes, urgence réelle, besoin d’explication ou non.
Une organisation soutenable repose aussi sur la capacité à prioriser, à dire non, et à assumer des arbitrages. Le surinvestissement individuel ne peut pas constituer un mode de fonctionnement normal ou durable, même dans des projets engagés.
La coopération repose aussi sur la qualité des relations interpersonnelles. Cela implique de parler avec respect, attention et clarté, en tenant compte de la charge, du contexte et des contraintes des autres. Il ne s’agit pas seulement de transmettre une information juste, mais aussi de prêter attention à la manière dont elle est reçue, au moment où elle arrive, et aux conditions dans lesquelles l’échange peut réellement avoir lieu.
Nous ne cherchons pas à éviter tout désaccord. Nous cherchons à les rendre traitables, explicites et compatibles avec le travail collectif. Beaucoup d’échanges internes ne sont pas des situations d’évaluation, mais d’abord des espaces de compréhension, d’ajustement et de travail. La confiance ne repose pas sur l’absence de tension, mais sur la manière dont on traverse les désaccords et dont on se parle au quotidien.
Coopérer ne signifie pas tout absorber ni tout laisser passer. Lorsqu’un échange devient improductif, flou, agressif ou déplacé, il est légitime de recadrer, de suspendre la discussion, de demander une reformulation ou de faire remonter la situation si nécessaire. Protéger le cadre de travail fait aussi partie des responsabilités collectives.
La coopération ne repose pas seulement sur des outils, des process ou des arbitrages ! Elle repose aussi sur une qualité de présence aux autres. Demander comment quelqu’un va, prendre en compte son état, signaler le sien quand cela aide à comprendre une disponibilité, un ton ou une difficulté ponctuelle, fait aussi partie du travail collectif.
Il ne s’agit pas de tout dire, ni de brouiller les frontières entre vie professionnelle et vie personnelle. Il s’agit plutôt de reconnaître que nous ne travaillons pas hors sol, et qu’un échange se passe souvent mieux quand il tient compte de la réalité humaine de la personne en face.
Une attention simple — un bonjour, une question, un mot pour situer son état ou sa charge — peut parfois éviter des malentendus, désamorcer une tension inutile ou rendre la coopération plus fluide.
Il est trop tôt ? Trop tard ? Peut être que votre message peut attendre un horaire plus correct et/ou un canal adapté pour que votre compère ne reçoive pas de notification intempestive, ou que sa charge mentale s'alourdisse. Chez Médianes, nous recommandons à toutes et tous de paramétrer ses notifications pour les supprimer au maximum.
Si vous travaillez à un horaire décalé, privilégiez toujours l’envoi d’un message programmé (Email, Slack), pour que celui-ci ne dérange pas votre interlocuteur·ice.
→ N'oubliez pas que la déconnexion est un droit essentiel pour vous et pour vos comparses, d'autant plus dans nos métiers. Apprendre à couper avec le travail, les sujets abordés au quotidien sont essentiels.
Rendez-vous, moments de concentration : tout le monde n’a pas le même emploi du temps. Mais tout le monde a son emploi du temps en libre accès grâce à Google Agenda et/ou Spark, notre outil d’emails. 👀
→ Des questions sur l’organisation du travail ? Lisez notre article consacré à l’organisation tout au long de l’année chez Médianes.
→ Des questions sur l’organisation des réunions ? Lisez notre article dédié à L'art d'organiser (ou non) une réunion chez Médianes.
Nos outils n’ont pas tous la même fonction. Les utiliser indistinctement produit de la confusion, fragilise la mémoire collective et rend la coordination plus difficile. Le principe général est simple : un outil correspond à un usage principal.
L’enjeu n’est pas de rigidifier artificiellement les usages, mais d’éviter que les informations se dispersent, se doublonnent ou deviennent introuvables.
Slack est notre espace principal de communication interne opérationnelle. Il doit permettre de partager une information, demander une action, obtenir une validation, poser une question, coordonner un sujet ou suivre une discussion sans perdre les autres.
Avant d’écrire, il est utile de clarifier son objectif et le niveau d’urgence : s’agit-il d’informer, de demander quelque chose, de faire valider un point, ou de signaler un blocage ? Le bon usage de Slack dépend autant du contenu du message que du moment et du canal choisis.
Un bon message Slack donne suffisamment de contexte pour être compris, précise ce qui est attendu, mentionne les bonnes personnes si nécessaire et est posté dans le bon canal. Lorsqu’une discussion se prolonge, les fils doivent être privilégiés afin d’éviter de fragmenter les échanges.
De manière générale, il est préférable de répondre dans les fils de discussion, d’éviter les messages privés, d’utiliser les fonctions “enregistrer pour plus tard”, “non lu” ou “rappeler” pour ne pas perdre un sujet, et de tenir à jour son statut lorsque cela aide à comprendre sa disponibilité. Un message peut également être programmé pour arriver au bon moment.
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Le suivi du temps dans Daily est obligatoire pour les salarié·es. Il ne s’agit pas d’une contrainte administrative isolée, mais d’un outil de pilotage et de visibilité. Il permet de mieux comprendre où va le temps de travail, d’identifier certaines tensions ou déséquilibres, d’objectiver la charge et d’alimenter les points mensuels.
Ce suivi permet également de mieux comprendre le temps réellement consacré à une mission/un projet, d’avoir une vision plus juste de sa rentabilité et de son impact, et d’anticiper d’éventuels écarts par rapport au cadrage initial.
Daily peut aussi être un point d’appui lorsqu’un sujet est flou. Si vous ne savez pas combien de temps consacrer à une tâche, si un travail prend plus de place que prévu ou si vous avez du mal à situer le bon niveau d’effort, c’est précisément un signal à partager. Cela peut être l’occasion d’en parler, de demander un cadrage ou d’ajuster les attentes, plutôt que de rester seul·e face à une incertitude.
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Notion est l’espace de documentation du collectif. C’est là que doivent vivre, autant que possible, les informations de référence, les comptes rendus, les décisions, les notes de réunion, les documents de cadrage, les checklists et les ressources utiles.
L’objectif n’est pas de tout surdocumenter, mais de faire en sorte que les informations importantes ne disparaissent pas dans des échanges éphémères. Une réunion utile doit pouvoir laisser une trace. Une décision importante doit pouvoir être retrouvée. Un sujet récurrent doit pouvoir être repris sans repartir de zéro. Utiliser Notion, c’est donc contribuer à une mémoire collective exploitable.
Concernant les réunions, plus d’informations sur ce lien : Organiser une réunion (ou non)
Google Drive doit être utilisé comme espace de stockage et de partage des documents de travail. Il permet de centraliser les fichiers, d’éviter les versions dispersées et de faciliter l’accès aux documents utiles.
L’enjeu est moins de “ranger parfaitement” que de rendre les fichiers retrouvables, compréhensibles et partageables par les bonnes personnes.
Côté design, nous utilisons également OneDrive. Plus d’informations sont disponibles sur ce lien : ‣
L’email reste l’outil à privilégier pour les échanges externes et pour les sujets qui demandent un niveau plus formel de communication. Il peut également être utile lorsqu’un échange doit laisser une trace claire ou être adressé à des personnes extérieures à nos espaces internes.
C’est aussi souvent le bon canal lorsque l’on souhaite éviter une réaction trop rapide, laisser le temps d’un retour réfléchi, ou formaliser un échange qui ne gagnerait pas à être traité dans l’immédiateté.
Quand cela est pertinent, les envois peuvent être programmés pour mieux respecter les rythmes de travail et éviter des sollicitations inutiles à certains moments.
Google Agenda doit permettre aux autres de comprendre quand nous sommes disponibles, occupé·es, en réunion ou absent·es. Cela facilite la coordination, limite les allers-retours inutiles et permet d’anticiper plus justement les temps de travail.
Les réunions, absences et plages de travail importantes doivent y apparaître. Le niveau de détail peut rester souple, mais il doit être suffisamment utile pour les autres.
WhatsApp n’est pas un canal de travail ordinaire. Son usage doit rester limité aux urgences réelles, lorsque la rapidité de réaction est vraiment nécessaire et qu’un autre outil n’est pas adapté.
L’utiliser pour des sujets non urgents contribue à brouiller les niveaux de priorité, à déporter une partie du travail hors des espaces prévus pour cela et à rendre les sollicitations plus intrusives. Il peut néanmoins être utile dans certains contextes exceptionnels, notamment lorsque nous travaillons hors les murs, loin de nos ordinateurs.
Bien coopérer ne repose pas uniquement sur des outils, ni sur des réflexes individuels. Cela demande un cadre partagé, une attention aux autres, une circulation visible de l’information et des usages explicites pour éviter les malentendus.
À Médianes, nous cherchons donc à rendre le travail lisible, à traiter l’information comme un bien collectif, à clarifier les priorités, à documenter ce qui compte, et à utiliser les bons outils pour les bons usages. Cela suppose aussi de porter attention à la dimension relationnelle de nos échanges : rendre les informations compréhensibles, ajuster nos sollicitations au contexte, expliciter ce qui ne va pas de soi, et protéger collectivement un cadre de travail clair, respectueux et praticable.
L’objectif n’est pas de produire plus de règles pour elles-mêmes. L’objectif est de rendre le travail collectif plus fluide, plus juste, plus soutenable et plus compréhensible pour toutes et tous.
Pour en savoir plus sur les outils utilisez chez Médianes et leurs usages, lisez notre article dédié.